Canal de Denúncia Interno

Canal de denúncia. - [Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro]

Junta de Freguesia da Penha de França

Se tem conhecimento de factos, provas ou informações sobre infrações já consumadas, que estejam a ser executadas ou com elevada probabilidade de virem a ser praticadas, violação de deveres consagrados em leis nacionais ou da União Europeia, ou qualquer outro comportamento contrário aos Princípios/Código de Conduta da Junta de Freguesia da Penha de França, pode comunicá-los através do Portal EQS IntegrityLine, acessível através do seguinte link: https://jfpenhafranca.integrityline.com/frontpage

Todas as denúncias devem ser efetuadas de boa-fé e com motivos razoáveis.

Sem prejuízo da eventual responsabilidade criminal, a comunicação de informações, de factos ou o envio de provas à Junta de Freguesia da Penha de França que sejam falsos constitui contraordenação muito grave.

Onde e como apresentar a denúncia, informações e provas

Para denunciar alguma situação irregular de que tenha conhecimento tem de clicar em “Fazer denúncia”, no Portal EQS Integrityline.

A comunicação a efetuar à Junta de Freguesia da Penha de França deve conter, sempre que possível ou aplicável, uma explicação detalhada sobre a possível infração, incluindo informação sobre datas, hora e localização, identificação das pessoas e entidades envolvidas. Deve ainda ser suportada, se possível, com documentação e indicação de possíveis testemunhas.

O denunciante pode decidir manter-se anónimo ou preencher o nome e os dados de contacto necessários ao apresentar a denúncia.

O denunciante cria uma caixa de correio segura a partir da qual pode comunicar com o gestor de casos, de forma segura e anónima.

Todas as informações que enviar através da plataforma são protegidas e encriptadas.

O denunciante receberá um n.º de identificação do caso, que será utilizado juntamente com a palavra-passe por si escolhida para entrar na caixa de correio segura, onde poderá verificar se há novas mensagens do gestor de casos o que permitirá fazer o acompanhamento do seu processo.

Recomendamos que verifique regularmente a caixa de correio da plataforma.

Atenção que não há forma de redefinir a palavra-passe da caixa de correio segura, se o denunciante esquecer a palavra passe terá de enviar uma nova denúncia e fazer referência ao caso original para abrir uma nova caixa de correio.

A comunicação consigo é essencial para o tratamento e a conclusão adequada do processo.

Mantê-lo(a)-emos informado(a) de todos os desenvolvimentos da situação enquanto analisamos a questão reportada. 

Conceito de Irregularidade e Reclamação

A denúncia pode ter por objeto infrações cometidas, que estejam a ser cometidas ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação de tais infrações.

Desse modo, podem ser denunciadas situações irregulares desde que relacionadas com a gestão da autarquia e a sua fiscalização interna, consideram-se abrangidas quaisquer situações relacionadas com as seguintes matérias:

• Contratação pública;
• Abuso de Poder e/ou Mobbing/Bullying
• Assédio e Discriminação;
• Conflitos de Interesses;
• Corrupção e Suborno;
• Crime financeiro, incluindo branqueamento de capitais e fraude;
• Fraude de Colaboradores;
• Fraude de colaboradores de entidades prestadoras de serviços;
• Furto ou Roubo e Danos ao Património;
• Quebras de Confidencialidade e Proteção de Dados.

Todas as situações não enquadradas como Irregularidades, nomeadamente as relacionadas com o serviço ao cliente e o atendimento ao público em geral, são consideradas como Reclamações, e a sua comunicação deve ser feita através dos canais habituais, nomeadamente através do livro de reclamações. 

A plataforma de denúncia não deve ser utilizada para comunicar queixas pessoais relacionadas com o trabalho, incluindo queixas relacionadas com salários e benefícios, horas de trabalho, promoções, despromoções ou rescisões de contratos de trabalho, ações disciplinares, transferências, desentendimentos entre colegas, entre outras. Estas preocupações devem ser manifestadas diretamente ao superior hierárquico ou ao responsável de RH.

Quem pode fazer comunicações

Quanto aos beneficiários da proteção, a lei é clara quando apenas considera como ‘’denunciante’’ as pessoas singulares que denunciem ou divulguem publicamente uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional independentemente da natureza da atividade e do setor em que é exercida.

A atividade profissional, mencionada acima, não se limita às relações laborais em vigor, inclui relações que já cessaram, negociações pré-contratuais ou processos de recrutamento, bem como voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados, são alguns dos exemplos de pessoas que podem beneficiar da proteção desta lei.

A Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, também protege terceiros nos termos do n.º 4 do artigo 6.º.

Para beneficiar da proteção, apenas se exige que o denunciante atue de boa-fé, e tenha fundamento sério para crer que as informações são verdadeiras, no momento da denúncia.

Procedimentos aplicáveis à receção de denúncias, provas e informações

1. Receção

Os autores das comunicações receberão uma confirmação de receção.

Se a sua primeira exposição não incluir evidências suficientes podem ser solicitadas informações adicionais diretamente através do Canal de denúncia, mantendo-se o anonimato, caso assim o tenham solicitado.

A confirmação da receção da comunicação não pressupõe que a mesma prossiga para a fase de investigação, podendo a mesma ser arquivada, sendo dada a respetiva nota ao autor.

Receberá um número de identificação do caso após preenchimento do formulário. Este número permite-lhe fazer o acompanhamento do seu processo após o login no portal.

Recomendamos que acompanhe a sua questão com regularidade.

Se os factos, as provas ou as informações comunicadas disserem respeito a infrações de eventual competência de outras entidades, a Junta de Freguesia da Penha de França informa-o(a) de tal facto – sempre que seja possível –, cabendo-lhe a decisão de as enviar à entidade competente.

2. Triagem

Cada questão que recebemos é avaliada cuidadosamente.

Esta avaliação irá verificar se a situação comunicada se insere no âmbito do processo de denúncia e se foi fornecida informação suficiente para prosseguir para a fase de investigação.

Abriremos um caso se o seu relatório for credível e incluir provas suficientes.

Todas as comunicações são analisadas, sendo elaborados para o efeito relatórios de investigação e, caso o processo não prossiga para a fase de investigação, será elaborado um relatório fundamentado com a indicação das medidas adotadas ou a justificação para a não adoção de quaisquer medidas. 

3. Escalamento

Os relatórios que contenham alegações sérias serão encaminhados de forma anónima a todos os intervenientes da entidade no processo, caso tal seja requerido pelo denunciante, e serão comunicadas ao nível hierárquico superior dos visados na denúncia, caso essa transmissão não coloque em causa as finalidades do procedimento de participação de irregularidades.

4. Investigação confidencial

A investigação será conduzida de forma consistente e confidencial - envolvendo apenas as pessoas que precisam de estar envolvidas. O Gestor de Caso pode conduzir entrevistas confidenciais com colaboradores internos, externos ou qualquer pessoa que considerem relevante para a investigação. As pessoas chamadas para apoiar a investigação são obrigadas a manter estrita confidencialidade.

5. Decisão e resposta

Depois de rever todas as conclusões da nossa investigação, decidiremos se ocorreu uma violação e, se for o caso, tomaremos as medidas necessárias, sendo informado(a) em conformidade. 

Se a investigação confirmar a conduta indevida, tomaremos as medidas adequadas para pôr termo à mesma, incluindo medidas disciplinares, se adequadas e oportunas.

Será contactado pelo Gestor de Caso antes de o processo estar concluído.

Para cada processo será mantido um registo que incluirá a indicação das medidas adotadas ou com justificação para a não adoção de quaisquer medidas. É dado conhecimento do resultado das investigações relativas a irregularidades aos Órgãos de Administração, salvaguardando sempre o anonimato e confidencialidade do participante. 

Prazos

• 7 dias para notificação do denunciante da receção da denúncia e dos requisitos para apresentação de denúncia externa (se aplicável) – que será o caso quando, por exemplo, não existir canal de denúncia interno, ou quando este admita apenas a apresentação de denúncias por trabalhadores e o denunciante não o seja, ou quando exista risco de retaliação;
  
  
• No prazo máximo de 3 meses – comunicação ao denunciante das medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, a contar da data da receção da denúncia; 

• 15 dias após a respetiva conclusão – no caso de o denunciante ter requerido (o que pode fazer a qualquer momento), a comunicação do resultado da análise efetuada.

 Não retaliação - Medidas de Proteção do denunciante

Nos termos do artigo 21.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, é proibido praticar atos de retaliação contra o denunciante.

Quanto às medidas de proteção do denunciante, a lei estabelece, entre outras, as seguintes garantias:

• Proibição de retaliação contra o denunciante, incluindo, para o efeito, a inversão do ónus da prova e a presunção de que determinados atos, como sejam alterações de condições de trabalho ou a aplicação de uma sanção disciplinar, quando praticados até dois anos após a denúncia ou a divulgação pública, são motivados pela denúncia ou divulgação pública.
• Proteção jurídica nos termos gerais, como a proteção para testemunhas em processo penal;
• Não aplicação de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal nos casos de denúncia ou divulgação pública de infrações feitas de acordo com os requisitos impostos pela lei.

 Se acredita que sofreu algum ato de retaliação ou tratamento desfavorável, deve informar imediatamente o Núcleo de RH.

Condições em que o denunciante não incorre em responsabilidade por violação de deveres de confidencialidade 

Sem prejuízo dos regimes do direito nacional ou da União Europeia sobre a proteção de informações classificadas, a proteção do segredo religioso e do segredo profissional do médico, dos advogados e dos jornalistas, e sobre o segredo de justiça, o denunciante que denuncie ou divulgue publicamente uma infração de acordo com os requisitos impostos pela Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, não responde pela violação de eventuais restrições à comunicação ou divulgação das informações constantes da denúncia.

Proteção da informação e confidencialidade

O denunciante pode prestar informações, provas e factos relativos a eventuais infrações em regime de anonimato ou identificando-se.

Fora dos casos de denúncia anónima, é garantida a confidencialidade da identidade do denunciante, e dos dados fornecidos, que só poderá ser revelada por força de uma obrigação legal ou decisão judicial, precedidas de comunicação ao denunciante indicando os motivos da divulgação.

Em função do conteúdo de cada denúncia, a Junta de Freguesia da Penha de França pode, através da caixa de correio segura de mensagens da plataforma, pedir elementos e informações adicionais ao denunciante, de modo a obter um conhecimento claro e completo da situação exposta. Caso pretenda permanecer anónimo, não deverá submeter qualquer informação de carácter pessoal ou outra, que permita uma identificação.

O tratamento de dados pessoais fornecidos no âmbito da denúncia observa o disposto no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, aprovado pelo Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu, que aprova as regras relativas ao tratamento de dados pessoais para efeitos de prevenção, deteção, investigação ou repressão de infrações penais ou de execução de sanções penais, bem como a legislação nacional e o estabelecido na Política de Privacidade e Proteção de Dados da Junta de Freguesia da Penha de França, sendo que, os dados pessoais que não forem relevantes para o tratamento da denúncia não serão conservados, devendo ser apagados.

O registo das denúncias recebidas deverá ser conservado, pelo menos, durante o período de 5 anos e, independentemente disso, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.

Canais de Denúncia Externos

O denunciante apenas poderá recorrer a canais de denúncia externa (vide artigo 12.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro) quando se verifique uma das seguintes situações:

1. a) Tenha motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou que existe risco de retaliação;
2. b) Tenha inicialmente apresentado uma denúncia no Portal EQS Integrityline, disponibilizado pela Junta de Freguesia da Penha de França, sem que lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas na sequência da denúncia nos prazos previstos no artigo 11.º da Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro;
3. c) A infração constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a 50.000 €.

As denúncias apresentadas por via de canais de denúncia externos são apresentadas perante as autoridades competentes, nos termos, prazos e condições fixados na lei.